För de allra flesta verksamheter är insteget i den digitala världen redan påbörjat. För att få en inblick kan ett första steg vara att se över verksamheten, finns det rätt förutsättningar, vilka är utmaningarna och hur ser strukturen inom verksamheten ut. Det är inte en fråga om digitalisering kommer att ske utan när. För de flesta verksamheter är digitalisering nödvändigt för att överleva. I denna bloggartikel tittar vi på utmaningar som bör belysas i digitaliseringsprocessen.

Digitalisering handlar inte bara om effektivitet, nya innovativa lösningar kan behövas

Har verksamheten många äldre system som är nav i stora processer kan det försvåra digitaliseringsarbetet. Det är inte optimalt att koppla på äldre system till ny teknik, det är både komplicerat och dyrt. I de flesta fall behöver verksamheten tänka nytt och vara innovativa. Det är här flera misslyckas med digitaliseringen. Verksamheterna är ofta bra på att vara effektiva inom digitaliseringsprocessen men många glömmer bort att vara innovativa. Det handlar både om effektivitet och innovation. För att lyckas behövs nya innovativa lösningar och nya sätt att utföra arbetet mer effektivt.

Hela verksamheten bör involveras och digitaliseringsprocessen måste få ta tid

Enligt forskare är vanliga utmaningar ineffektiva arbetsrutiner, gamla inrutande rutiner och system. Vissa verksamheter fastnar i tron att de har digitaliserat ett arbetsflöde när de egentligen bara flyttat den gamla processen till webben. Verksamheten behöver tänka om helt och förändra hela flödet istället för att endast förändra delar av det. Digitalisering handlar om att förenkla, effektivisera och förändra manuella processer och göra dem mer effektiva. En process har inte blivit digitaliserad bara för att man skapat ett antal e-tjänster om det bakomliggande arbetet fortfarande är det samma och processen fortfarande tar lika lång tid. Hela verksamheten behöver vara delaktig och låta digitaliseringsprocess ta tid.

Hitta balansen mellan digital förmåga och digitalt arv för att lyckas med digitaliseringsprocessen

Det är viktigt att inte tappa viktiga delar längs vägen och få till en balans. Enligt statusrapporten Digital mognad i offentlig sektor svarar 29% ”vet ej” på vilken som är organisationens nuvarande status inom frågor avseende teknik i det digitala arvet, framförallt inom området skugg-it och teknisk skuld. I rapporten mäts digital mognad genom att lägga digital förmåga mot digitalt arv. Förmågan och arvet måste balanseras för att lyckas med en digitaliseringsprocess. Där båda har lika stor del i processen för att lyckas.

Summering

För att gå över till ny teknik och nya arbetssätt behöver verksamheten ta reda på vad de har idag och vad som behövs. Finns det en överblick över vad som finns i verksamheten gällande all IT-utrustning, licenser, abonnemang, mobiler, osv. Vad har verksamheten för behov, vad kräver kunderna?
En viktig del i processen är att mäta och samla nödvändig information ifrån verksamheten. Läs vår tidigare blogg ”Mät effekten av digitala kommunikationssätt med Enghouse Pro”. Genom att få med hela verksamheten ökar förutsättningarna för att resultatet av digitaliseringsprocessen blir bättre.

Vill du veta mer om hur ni kan få koll på verksamhetens IT-utrusning och tjänster samt användandet av dessa, titta på vår inspelade demo och se hur Enghouse Pro kan hjälpa er att få koll samtidigt som ni minskar administrationen och blir mer kostnadseffektiva.