Marika Henriksson

Författare: Marika Henriksson

Marika Henriksson jobbar som marknadsansvarig för ProOpti. Hennes mål är att hjälpa företag att få insikt och kontroll över alla sina IT-investeringar, både gällande kostnad, kvalité och användande.

I dag finns det ett flertal moderna system som ditt företag kan använda sig av både för att effektivisera arbetsuppgifter och för att förenkla kommunikationen. Men för att uppnå framgång när du använder olika system är det viktigt att du känner till hur du använder systemen på rätt sätt, vilket förstås även gäller dina medarbetare som använder dem.

Att utgå från att samtliga i företaget redan vet hur de får ut full kapacitet av systemen utan någon form av utbildning är dock inte ett vinnande koncept. Oftast ligger kunskapen på väldigt olika nivåer, vilket både kan bero på intresse, teknisk vana eller liknande. I det här blogginlägget går vi igenom hur betydande utbildningen är för att dina medarbetare ska kunna maximera  användningen av de system som ert företag använder sig av.

Viktigt att känna till systemets omfattning för att dra nytta av dess fulla kapacitet

Att utgå från att alla anställda på företaget kan lika mycket om systemen är inte ett recept för framgång. Med det i åtanke är det alltså viktigt att alla medarbetare ges möjligheten att utbilda sig i systemen som används, för att alla ska stå på samma trygga grund när det kommer till kunskapsnivån. Att samtliga anställda besitter hög kunskap om systemen ni använder är en förutsättning för att de ska förstå hur pass omfattande de är, vilka funktioner som finns och hur de används mest effektivt. På så vis kommer de kunna dra nytta av respektive systems fulla kapacitet, något som är omöjligt att göra när kunskapen brister eller till och med saknas.

Bred kunskap om systemen resulterar i nöjdare medarbetare

En anställd som upplever att systemen hen jobbar med snarare förvärrar arbetet än förbättrar det,  kommer att bli en frustrerad anställd. För att dina medarbetare istället ska känna att systemen skapar ett värde för dem och faktiskt förenklar deras arbete, är det viktigt att utbildningen ger dem den kunskapen de behöver för att kunna jobba så effektivt som möjligt. Vi menar också att en nöjd medarbetare kommer ha starkare motivation till att prestera bättre än en missnöjd medarbetare.

Låt utbildningen ta vid redan från start

För att kunna optimera utbildningen som ges till dina medarbetare är det viktigt att de får introduceras till den så snart som möjligt. Ju längre en medarbetare behöver vänta med utbildningen, desto längre blir startsträckan och ju svårare blir det att komma igång. I dessa fall finns det dessutom en stor risk för att  det blir en lång uppförsbacke för medarbetaren till att ens använda systemet, vilket då snarare blir ett störningsmoment istället för det hjälpmedel det är tänkt att vara. För att undvika det här kan det vara till stor fördel att se till att en utbildning ingår i offerten från leverantören. Var även noga med att sätta upp en struktur för hur ni jobbar i systemet redan från början och låt nyblivna anställda ta del av er struktur tidigt.

Sammanfattning

Idag finns det olika system som kan hjälpa dig och ditt företag när det kommer till att effektivisera arbetsuppgifter och skapa framgång. Det krävs däremot att samtliga medarbetare är utbildade i systemen och känner till dess funktioner för att kunna dra nytta av dessa till fullo. Ett tips för att förenkla utbildningsprocessen är att köpa in utbildningstimmar redan när ni får offerten från leverantören. På så vis kortas startsträckan ned och dina medarbetare kan komma igång med utbildningen snabbt.

Nöjda medarbetare skapar en mer produktiv arbetsmiljö. Kostnadsoptimering är det bästa sättet att säkerställa insiktsfulla IT-investeringar som gör det mesta av alla möjligheter och utmaningar som digitaliseringen har medfört.

Så, vad är de vägledande principerna för att optimera alla service- och enhetskostnader i ditt företag?

Läs vårt whitepaper