Att hantera de licenser som finns i ett stort företag är lättare sagt än gjort, licenser som ligger och tickar pengar fast de inte används är en vanlig utmaning för många större organisationer. Men det finns lösningar, i det här blogginlägget delar vi med oss av tre tips för hur du hanterar dina licenser på ett bättre sätt.

Licenser, alla företag har dem – vissa fler, andra färre. De senaste årens framfart med molntjänster har gjort att antal licenser reducerats, men det finns ytterst få företag som helt har kommit från fasta licenser, speciellt företag i större storlek kommer ha svårt att helt bli av med dessa.

Det kanske låter enkelt att hålla koll på dessa, hur svårt kan det egentligen vara? Programvaror köps in, används och så är det väl bra med det? Dessvärre är det inte riktigt så enkelt. Först och främst måste du som har uppdraget säkerställa att rätt licenser införskaffas, sedan följer ofta invecklade licensavtal som ska granskas. Men inte nog med det, när det är gjort så gäller det även att ha koll på att inga olagliga program införskaffas på medarbetarnas enheter. Vi tror inte att medarbetare med flit gör saker de inte får, men när ett behov uppstår och ett program för att lösa problemet saknas är det lätt hänt att ladda ner något från nätet, utan en tanke på att det faktiskt krävs licens för det.

Sitter du med avancerade kalkylark över företagets alla IT-kostnader? Läs vår jämförande guide om när det kan vara läge att uppdatera sina metoder – Ladda ner guiden HÄR!

Tre tips för bättre licenshantering:

1. Skaffa en bra överblick över vilka licenser som finns

Först och främst, ordning och reda! Skapa en bra struktur för hur du ska hålla reda på dessa så att du enkelt och snabbt kan få en bra överblick. Det finns flera verktyg som kan hjälpa dig med din licenshantering och om dina kostnader för detta idag är på tok för höga är det helt klart värt investeringen. Ett annat alternativ är att skapa ett kalkylark som du fyller i så fort något köps in eller avslutas. Här kan du även fylla i vilka program som är kopplade till vilka enheter. I kalkylarket kan du skapa flera underflikar och koppla dessa till en huvudflik, som du sedan använder när du behöver få en överblick.

2. Analysera användningen

Licenser som ligger och tickar pengar i onödan gissar vi är en ganska tråkig kostnad, rent krasst är det pengar som skulle kunna användas till något betydligt roligare. Så, när du har fått den överblicken du behöver för att se vilka licenser som finns i organisationen, är det dags att ta reda på vad som faktiskt används och inte. Även det här går att göra till viss del genom verktyg som trackar hur mycket vissa programvaror används. Däremot så är det inte alla system som lämnar sådan information efter sig och då gäller det att be användarna om hjälp. Deras feedback och svar är viktiga för att få fram en korrekt analys som kan fungera som ett beslutsunderlag för vilka åtgärder du behöver utföra kopplat till licenserna. Ska några licenser läggas på hyllan? Bytas ut mot annat? Finns det system som inte används för att de anställda inte vet hur de ska användas?

3. Minimera antal inköpare för licenser

På större företag är det inte ovanligt att flera personer har budget för att köpa in programvaror. Det kan förstås vara bra när saker och ting behöver gå fort och det inte finns tid för att gå omvägar för ett beslut, men en stor nackdel är att det snabbt kan bli rörigt när en tydlig struktur och en bra överblick saknas. Vem har köpt vad? Vem är ansvarig för att hålla koll på hur mycket det används? Försök därför att minimera antal personer som är ansvariga för inköp, då kommer det bli betydligt lättare att behålla kontrollen och på så vis även hålla koll på att kostnaderna inte drar iväg.

Sammanfattning

Licenser är ett vanligt område som organisationer har svårt att hålla koll på. Det är inte ovanligt att anställda på större företag får ett “baspaket” med programvaror att använda sig av. Men vissa avdelningar kan ibland behöva ytterligare licenser som då skaffas in, vilket gör att det snabbt kan bli rörigt när det saknas en bra struktur för att hålla koll på dessa. Idag är det också väldigt enkelt att ladda ner program online, vilket är svåra för ansvariga att upptäcka. Genom att skapa en bra överblick över era licenser, analysera användandet och minimera antal inköpare kan du få en betydligt bättre licenshantering.

Är du ute efter ett smidigt och enkelt verktyg som förenklar ditt arbete med att få full kontroll över era licenser? Ladda ner vår guide där vi har gjort en jämförelse mellan vårt verktyg Pro och Google Spreadsheets för att se vilket alternativ som passar ditt företag och era behov bäst.