Digitaliseringen har gjort att IT-avdelningen på många företag inte längre fungerar enbart som stödfunktion, idag är de närmare verksamheten och mer av en kunskapsorganisation. Det ställer andra krav på avdelningen att bidra till affärsnyttan, varpå budget och full koll på alla kostnader knutna till IT är ett måste. Men hur får du den fullständiga kontrollen? I det här blogginlägget ger vi dig tre tips för hur du skaffar full koll på dina IT-investeringar.

Att IT-tjänster och IT-prylar kostar pengar är ingen hemlighet, när ett företag har många anställda kan kostnaderna snabbt dra iväg. De köp och investeringar du då gör vill du såklart ska komma till användning på bästa och mest effektiva sätt, eftersom det annars är lite att “slänga pengar i sjön”. Men samtidigt som den fullständiga kontrollen är så viktig, kan det var svårt att hålla full koll på de licenser, avtal och kostnader som är kopplat till era IT-tjänster, för att inte tala om vilken anställd som hör till vilket kostnadsställe.

Sitter du med avancerade kalkylark över företagets alla IT-kostnader? Läs vår jämförande guide om när det kan vara läge att uppdatera sina metoder – Ladda ner guiden HÄR!

Så får du få full koll på era IT-kostnader/investeringar:  

Bra struktur /Ordning och reda

Hur ser det ut med er struktur idag? Har ni bra koll på era IT-tjänster eller är det lite si och så med det? Ett första bra steg för att behålla kontrollen över dina investeringar är att skapa en bra struktur som ger ordning och reda. Idag är det vanligt att anställda har fler enheter, jämfört med för några år sedan innan ipads och smartphones hade en självklar plats på skrivbordet. Det kan snabbt bli rörigt om du saknar en bra struktur. Det kan förvisso krävas en del manuellt arbete för att skapa den, men när strukturen väl är på plats kommer du märka att det underlättar det administrativa arbetet betydligt med att få full koll på era IT-kostnader/investeringar.

Mät rätt saker som ger dig beslutsunderlag

Att mäta rätt saker kan vara en utmaning, det är inte alltid så lätt att veta exakt vad du behöver ta reda på för att få fram rätt siffror som kan ge dig ett starkt beslutsmaterial. Eller att veta hur du ska få fram dem på ett snabbt och smidigt sätt utan att behöva lägga många långa timmar på manuellt arbete. Samtidigt är det konkreta siffror du behöver för att kunna ta de mest kostnadseffektiva besluten och vara säker på att du gör rätt val baserat på insikt istället för åsikt.

Men, i vilken ände ska du börja för att mäta rätt? Ta ett steg i taget, vet du till exempel om vilka applikationer och enheter som faktiskt används av dina medarbetare? Har du koll på vad som inte används? Genom en ökad kännedom kring det kan du enklare optimera dina investeringar och minska risken för felinvesteringar. Ett tips är att kontinuerligt göra medarbetarundersökningar, där dina medarbetare får svara på vad de faktiskt använder och inte.

Skaffa ett verktyg som underlättar arbetet

Det finns ingen anledning att jobba mer manuellt än nödvändigt, eftersom det idag finns [Link to “automatiserade processer…” on this text:  verktyg som kan hjälpa dig att underlätta och effektivisera arbetet] med att få full koll på dina investeringar och dess kostnader. Även om verktyget i sig är en investering så kan det vara väl värt pengarna, eftersom det fungerar som en samlingsplats för all information du behöver för att få en bra överblick över kostnader, avtal och användande.

Sammanfattning

Att hålla full koll på de IT-investeringar och de kostnader som dessa innebär kan hjälpa till att spara in pengar till företaget och skapa effektivare processer. Genom att skapa en bra struktur som ger dig ordning och reda bland dina IT-tjänster, att mäta rätt saker och jobba med rätt verktyg som underlättar arbetet kommer du enklare få den fulla kontrollen du behöver för att hålla nere kostnaderna och få fram rätt statistik.

Men vilket verktyg ska du använda dig av? I vår guide hittar du en jämförelse mellan TOM-lösningen Pro och Google Spreadsheets. Ladda ner den redan idag och se vilket alternativ som passar dig och dina behov bäst.