Licenser som ligger och kostar pengar, aktiva abonnemang som ingen egentligen använder och system som aldrig öppnas för att ingen inte kan dem tillräckligt. Det finns många faktorer som kan påverka företagets IT-kostnader negativt. Men hur ska du som har ansvar för era IT-tjänster och tillhörande kostnader veta vad du ska prioritera att satsa på och inte?

Utan spaning ingen aning, som vi brukar säga. Då syftar vi på att det rent krasst inte är någon mening med att investera i dyra IT- eller UC-tjänster om de inte uppfyller avdelningarnas och medarbetarnas behov. Men för att ta reda på om de uppnår dessa behov eller inte är det ett måste att mäta. Genom att mäta och analysera flera områden får du större insikt i verksamheten, vilket gör det lättare för dig att ta beslut som ökar affärsnyttan och optimerar era IT-kostnader – beslut på insikt istället för åsikt. I det här blogginlägget tittar vi närmare på hur du kan få större insikt i verksamheten.

Sitter du med avancerade kalkylark över företagets alla IT-kostnader? Läs vår jämförande guide om när det kan vara läge att uppdatera sina metoder – Ladda ner guiden HÄR!

Skaffa en visuell överblick

För ett större företag är det ett måste att på ett smidigt och snabbt sätt skaffa sig en bra och korrekt överblick över de kostnader, enheter, licenser och så vidare som finns i omlopp i organisationen. En visuell överblick ger ökad kontroll över dessa, vilket underlättar arbetet med att hålla nere kostnaderna och effektivisera arbetet. Till exempel genom att ha full koll på vilka system och verktyg som används och vilka som inte gör det.

Samla informationen på ett och samma ställe

Men för att kunna få en bra och tydlig överblick behöver informationen vara lättillgänglig, helst på ett och samma ställe. Det är inte ovanligt att relevant data är utspridd i organisationen, på olika avdelningar och i flera system. Det kommer försvåra arbetet betydligt för dig som ska samla in informationen för att kunna analysera den på bästa sätt. Försök därför att samla all information på ett och samma ställe, det kan vara i ett detaljerat kalkylark eller i ett verktyg som redan har bra strukturer för detta.

Större insikter genom att mäta rätt KPI:er

Ja, att mäta är ett måste för att veta. Men det är också viktigt att IT-avdelningen mäter rätt parametrar, eftersom fel beräkningar kan leda till felprioriteringar och svårigheter att uppnå avdelningens mål. De viktigaste parametrarna för IT-avdelningen att mäta är just användandet som vi har nämnt tidigare. Den kontinuerliga kunskapen som ständiga mätningar av rätt saker ger dig, gör det lättare för dig att investera optimalt och framför allt, att undvika dyra felsatsningar, vilket vi gissar att de flesta med ansvar inom IT någon gång har råkat ut för.

Sammanfattning

Genom en större insikt i verksamheten blir det lättare för dig att optimera användandet av företagets IT-tjänster och sänka kostnaderna för dessa. Det ger dig också bättre beslutsunderlag så att du enklare kan prioritera vilka tjänster som eventuellt ska stängas av eller användas mer effektivt.

Behöver du hjälp med att få ordning på en stor mängd information som är utspridd i organisationen? Eller behöver du få en tydlig överblick över licenser, enheter och kostnader kopplat till dessa? I vår guide har vi gjort en jämförelse mellan Pro och Google spreadsheets. Ladda ner den redan idag och se vilket verktyg som passar dig och ditt företags behov bäst.