Det är inte ovanligt att företag har flera aktiva licenser och abonnemang som faktiskt inte används. Eller, att ingen har riktigt koll på att eller om de används. Genom att skaffa full kontroll över vilka dessa är och vad som faktiskt används och inte, kan du optimera och förenkla användandet av era IT-investeringar, minska stressen och öka kostnadskontrollen. Men hur gör du?

Användande handlar om hur mycket dina anställda faktiskt utnyttjar sina IT-tjänster, och det är en vanlig utmaning för IT-avdelningen att hålla koll på dessa, vilket egentligen inte är så konstigt när både IT-prylar och informationen om dem är utspridda på olika ställen i organisationen. Dessutom, idag är systemen många och enheterna per anställd fler än tidigare, vilket gör att det blir ännu mer komplicerat att behålla kontrollen. Samtidigt så är det väldigt viktigt att hålla koll på detta, eftersom det blir betydligt lättare att få fram beslutsunderlag för de eventuella åtgärder som kan behöva göras. För att ta ett exempel, finns det tjänster eller system som kan stängas av eller rent av rensas bort? Det är svårt att ta sådana beslut om du inte har full koll på vad som faktiskt används, med andra ord, du vill ta beslut baserat på insikt snarare än åsikt.

Sitter du med avancerade kalkylark över företagets alla IT-kostnader? Läs vår jämförande guide om när det kan vara läge att uppdatera sina metoder – Ladda ner guiden HÄR!

Mät användandet av de programvaror som kan mätas

Vi kan inte prata nog om vikten av att mäta och att mäta rätt saker. Det är inte alla system eller programvaror som lämnar ifrån sig information om hur mycket de används, men vissa gör det. Var därför alltid noga med att de system som kan mätas verkligen gör det. Något som är viktigt att tänka på i dessa fall dock är att vara tydlig med de anställda om att det inte handlar om någon form av övervakning, utan att det handlar om att få fram rätt information som kan hjälpa er att optimera användandet.

Be om feedback av dina medarbetare kring deras användande

Eftersom alla tjänster inte lämnar ifrån sig information om hur mycket de används, behöver du komplettera informationen för att få så korrekta siffror som möjligt. Involvera dina medarbetare genom att be dem svara på kortare undersökningar kring vad de använder och inte. [Link to “därför bör slutanvändarna kont…” on this text: När ett system inte används finns det antagligen skäl till det. Beror ickenyttjandet av en tjänst till exempel på att de inte har adekvat kunskap?] Eller att de rent av inte gillar det? Det finns verktyg som kan hjälpa till med detta, där medarbetarna enkelt och smidigt kan svara på vilka verktyg och tjänster de gillar, inte gillar och eventuellt saknar. Det ger dig som ansvarig bra koll på vad som används och inte, men det ger även dina medarbetare en möjlighet att få vara med och påverka vilka verktyg de trivs bäst med och vilka system de behöver för att kunna göra sina arbeten så effektivt som möjligt, win-win!

Skaffa en bra överblick för att behålla kontrollen

Dessvärre räcker det inte med att mäta rätt saker om du inte kan få en enkel och tydlig överblick över statistiken. Det går inte att förneka att en bra struktur ger ordning och reda, vilket är A och O när det kommer till att få kontroll över användandet. Det finns flera verktyg som kan hjälpa dig att skapa en bra struktur, så att du kan få en bra överblick som hjälper dig att behålla kontrollen över användandet och kostnaderna knutna till dessa.

Sammanfattning

För att kunna optimera användandet av era IT-tjänster gäller det att hålla koll på vad som faktiskt används och inte används. Men det är ofta lättare sagt än gjort i en stor organisation där både anställda och systemen som används är många och utspridda i organisationen. Genom att kontinuerligt mäta användandet, be medarbetarna om feedback och hela tiden ha en bra överblick kommer du få kontroll över användandet.

69 % av beslutsfattarna inom IT-frågor upplever att deras ansvar ”glider iväg”, enligt en undersökning av VMvare. Ökningen av tillgängliga IT-tjänster, och den förändrade köp- och säljprocessen har transformerat IT-landskapet för de allra flesta företag. Läs hur du drar nytta av decentraliseringen inom digital teknik.