Att jobba som IT-ansvarig på ett företag med många anställda innebär att införskaffa och administrera många datorer och telefoner samt abonnemang och licenser. I många fall är överblicken över användningen och IT-kostnaderna som de orsakar bristfällig och IT-cheferna tvingas att “jaga rätt” på dem. Med ProOptis verktyg Pro är det enklare än någonsin. Roger Wiklund, projektledare på ProOpti, svarar på 7 snabba frågor om TEM*-lösningen Pro. (*Techology Expense Management)

1. Vilka är de vanligaste utmaningarna för kunder som vänder sig till ProOpti?

Som företag har ProOpti traditionellt varit kopplat till telefoni. Våra första kunder ville få kontroll över sina kostnader för växel och mobil. Nästan alla företag idag kör “MEX” där man har en växel som är kopplad till en mobil. Kunderna vill då ha koll på sina anknytningar och mobiler där det tillkommer kostnader för dataförbrukning och roaming. De vill även veta mer om svarskvalitén, hur många samtal som kommer in, hur snabbt man svarar på dem och hur många man tappar.

Men ProOpti kan även erbjuda tjänster för andra områden, till exempel sådana där kunder vill få hjälp och kontroll på fler kostnader på sin IT-leverans. Det kan vi erbjuda genom vårt verktyg Pro. Pro kan då användas även mer som ett “asset management-verktyg” där man kopplar datorer, skärmar, telefoner och andra enheter till användare och kostnadsställe.

Förutom att hålla koll på detta vill kunderna även kunna fakturera kostnader till sin organisation eller sina kunder. Varje avdelning, varje del i företaget ska veta om sina kostnader. Men de ska också kunna påverka kostnaderna, och för att kunna göra det behövs system/verktyg för uppföljning. Det är där Pro kommer in i bilden.

2. Ni pratar om kostnader, användare, nyttjande och mängder. Förklara vad som döljer sig bakom respektive begrepp!

Kostnader kan vara både importerade från en operatör/leverantör eller kostnader bokade av IT. Kostnader bokas på ett objekt som står på en användare – till exempel ett mobilabonnemang, en dator, eller direkt på användaren i form av olika tjänster, funktioner eller nyttjande. Nyttjande kan exempelvis vara olika licenser kopplade till användaren, dataförbrukning på ett mobilabonnemang och så vidare. Mängder är volymer av nyttjande.

I Pro kan man följa upp allt detta på ett lätt sätt genom att vi bokför dessa på respektive kostnadsställe som användaren tillhör.

3. Varför är det viktigt att veta vilka objekt eller tjänster som inte används?

IT-kostnader i form av utrustning, licenser och abonnemang utgör tillsammans stora kostnader för en organisation. Därför är det alltid bra att veta var dessa finns och att de används eller inte används på rätt sätt. På så vis kan man spara kostnader.

4. Hur bidrar detta till en bättre fakturahantering?

I de allra flesta fall pratar vi internfakturering. Hos kunder som idag använder Pro hanterades varje mobilfaktura separat av den ansvariga för kostnadsstället. Det kunde röra sig om flera tusen fakturor. Nu har de en faktura centralt och kan få kontroll på kostnader och avvikelser. Samma sak gäller flera manuella rutiner för kostnadsfördelning som de genom Pro har kunnat automatisera. Genom att sedan skicka ut en sammanställning till både anställda och de ansvariga för kostnadsstället ökar man kostnadsmedvetenheten i organisationen.

Pros funktioner för automatiserad sammanställning av kostnader som underlag för faktura underlättar även för företag som hanterar externa kunder – till exempel landsting.

I båda fallen, intern och extern fakturering, bidrar en samlad bild av kostnader kring användare, enheter, licenser och förbrukning till mindre administration. Då kan de som sitter på kostnadsställena eller på ekonomi lägga tid på annat.

5. När man kan koppla data och nyttjande till personer/individer – är det inte känsligt ur ett GDPR-perspektiv?

Det kan det ju vara! Det finns olika regler som gäller för varje företag och i det land man verkar. I Sverige kan man redan i sitt anställningsavtal infoga ett avsnitt om att det samlas information om användning och förbrukning av företagets enheter och licenser. Det är ju arbetsgivarens data, eftersom den anställde använder enheter som tillhör arbetsgivaren. Sedan kan det finnas information om vem som har ringt till vem, men tillgången till den informationen är begränsad till vissa roller i företaget.

Vi måste också nämna att det finns en ”rätt att bli bortglömd”, som det kallas i GDPR. Till exempel när en anställd byter arbetsgivare och lämnar in sin utrustning så kommer kostnaderna och historiken finnas kvar, men inte kopplade till dess personnummer. Vissa kunder inför också en automatik i att ett användar-ID raderas i Active Directory efter en viss tid när den anställda har slutat.

6. Uppföljning av rapporter kring nyttjande eller mängder kan ju oftast bli lidande när andra saker kommer emellan. Hur säkerställer man på bästa sätt en kontinuitet där?

Ofta beror det på företagskultur. Jag har stött på företag där controllers i olika positioner är ofta mer intresserade av IT-kostnader än de som är ansvariga för respektive kostnadsställe. Men det finns företag som länge har hållit på med kostnadsuppföljning – de har en bättre vana i att följa upp detta. Har man inte haft det, och det bara har hanterats som “schabloner”, ja, då kan det bli det svårare.

I vårt verktyg så kan man automatisera utskick som skickas till de ansvariga för kostnadsstället eller till respektive användare om det nu finns ett intresse av det. Det kan ske i pdf eller Excel-format.

Bäst blir det tror jag om man jobbar i ett BI-system. Då kan man gå ifrån att pusha ut rapporter i mail och istället föra över data till det system som kunden använder. Där kan man då få en helhetskoll på alla kostnader, inte bara dem som skapas av IT och/eller telefoni.

7. Hur involverar man personalen i hanteringen av de olika objekt, abonnemang och så vidare som erbjuds dem?

Att sammanställa rapporter kan vara ett enkelt sätt – varje anställd får en personrapport med en översikt kring förbrukning och användning. Men intresset för en rapport som ser likadan ut månad efter månad kanske avtar och till slut läser mottagaren dem inte längre. Då kan man med fördel välja att skicka ut rapporter bara till dem som avviker från standardförbrukning.

Denna typ av avvikelse- eller varningsrapporter kan även skickas till den som är ansvarig för kostnadsstället. Det är intressant för företag som snabbt vill få en varningsklocka när någon avviker från standard.

Vi har även en funktion som vi kallar ProOpinion – en app i mobilen, där de anställda får tillgång till ett underlag på ett lite ”roligare” sätt än ett traditionellt mail. I denna app kan de anställda tycka till om tjänster, utrustning och annat och därmed bidra till utvecklingen av användningen av olika tjänster. De kan t ex ”Gilla” en applikation eller klicka på ”studenmössan” om de behöver mer utbildning kring tjänsten, eller helt enkelt avsäga sig en applikation/licens som inte längre används. I appen kan man också göra enkäter kring olika ämnen. Sammantaget blir det viktig input för företagets utveckling och inköp!

Vill du veta mer om Pro så titta gärna på vår inspelade demo. Eller boka upp dig för en online-demo med en av våra experter.