Marika Henriksson jobbar som marknadsansvarig för ProOpti, som nu också är en del av Enghouse Interactive. Hennes mål är att hjälpa företag att få insikt och kontroll över alla sina IT-investeringar, både gällande kostnad, kvalité och användande.
Att tiden inte riktigt räcker till vissa dagar kan nog de flesta av oss känna igen oss i. Arbetsuppgifter som tar längre tid än nödvändigt, information som är svår att hitta för att den är utspridd på flera ställen – listan på saker som under en arbetsdag kan ta mycket tid kan göras lång. Genom att skapa effektivare processer kan du spara både tid och pengar till företaget, men hur gör du?
Manuella processer är fortfarande, trots digitaliseringens framfart de senaste åren, vanliga tidstjuvar på många företag. Det kan handla om allt ifrån att klippa och klistra in information i ett kalkylark som ska mynna ut i en rapport, till att sköta fakturering eller licenshantering manuellt. Och visst, det är svårt att komma ifrån precis all administrativ tid, men idag finns det inte längre någon anledning att lägga mer tid på manuellt arbete än nödvändigt. Effektivare processer sparar både tid, pengar och ökar effektiviteten.
Tre tips för att effektivisera era processer:
1. Automatisera de processer som kan automatiseras
De senaste åren har det pratats mycket om automatisering, mycket till följd av digitaliseringen och att det idag är möjligt på ett helt annat sätt än tidigare tack vare de digitala verktyg som finns tillgängliga. Genom att automatisera flera av de arbetsuppgifter som idag görs manuellt och som äter upp mycket arbetstid “i onödan”, kommer de anställda spara mycket administrativ tid som istället kan läggas på deras egen utveckling eller kreativa idéer som ökar affärsnyttan. Till exempel, lägger du mycket tid varje månad på att skapa rapporter för olika områden? Var inte rädd för att skaffa ett system eller verktyg som gör detta automatiskt istället. Ett tips är att börja i liten skala, för att sedan utvärdera vad som fungerar bra och vad som fungerar mindre bra. Se till att alltid lära dig av dina erfarenheter och ta med dig dina lärdomar in i nästa projekt som ska automatiseras, stort eller litet.
Sitter du med avancerade kalkylark över företagets alla IT-kostnader? Läs vår jämförande guide om när det kan vara läge att uppdatera sina metoder – Läs guiden HÄR!
2. Minska antal system i organisationen
De flesta företag jobbar idag i väldigt många system och när företaget dessutom är stort kan det nästan vara helt orimliga antal system inblandade. Och visst, i många fall krävs det ett specifikt system för att göra vissa arbetsuppgifter, men i många fall finns det redan flera funktioner som behövs i ett och samma system, som inte används fullt ut. Därför kan det vara bra att göra en nulägesanalys över era befintliga system, se över vilka ni verkligen behöver och vilka som kanske inte används så mycket. Tänk vad skönt om ni upptäcker att antalet system kan minska drastiskt och att ni till och med kan jobba ännu mer effektivt tack vare det, när ni har mer information på ett och samma ställe.
3. Skapa tydliga strukturer och slipp uppfinna hjulet gång på gång
Det är vanligare än du kanske tror att företag gång på gång “uppfinner hjulet”, utan att riktigt tänka på det. Självklart kan det bero på att människor jobbar på olika sätt, men det finns ändå ingen anledning till att börja om från scratch när det faktiskt inte behövs. Skapar ni ofta rapporter till exempel? Skapa en tydlig process för detta som alla följer, sätt upp mallar som alla kan kopiera och använda sig av. Även om siffrorna sedan i vissa fall behöver läggas in manuellt, så behöver åtminstone inte hela strukturen och upplägget göras från början. På så vis sparar ni tid och får dessutom till en bra process som alla kan följa, ordning och reda för ökad effektivitet ska inte underskattas!
Sammanfattning
Arbetsuppgifter som varje dag drar ut på tiden, kräver mycket administrativ tid och information som är svår att hitta kan göra de flesta smått frustrerade. Genom att istället skapa tydliga, effektiva processer så kan företaget både spara tid och pengar. Tre bra tips för att lyckas med detta är att automatisera det som kan automatiseras, minska antal system i organisationen och att skapa tydliga strukturer för hur repetitiva arbetsuppgifter ska göras.
I vår guide har vi gjort en jämförelse mellan Pro och Google Spreadsheets, två bra alternativ för dig som vill hitta ett verktyg som hjälper dig att få full koll på era IT-kostnader och användande i organisationen. Ladda ner den idag och se vilket alternativ som passar dig bäst!
