Malin Törnqvist jobbar som marknadsansvarig på Enghouse Interactive. Hon strävar efter att få företag och organisationer att förstå vikten av bra kundkommunikation och hur man lyfter den till nya nivåer.
Videomöten har varit ett stående inslag i vardagen på många företag länge, men troligtvis bara då och då. De senaste månaderna har det snarare blivit ett måste för alla som jobbar hemifrån och inte kan eller får vara på kontoret. Och även om det kanske börjar kännas lite tungt nu att fortsätta hålla distans, så tror vi att den ökade användningen av video medför flera fördelar.
Våren 2020 blev nog inte som någon hade tänkt att den skulle bli. Att hemmakontoret (som kanske inte ens hade en specifik plats hemma innan detta) från en dag till en annan blev vardag när kontor och arbetsplatser runt om i Sverige stängde ner. Det här tvingade många företag att tänka om, att ändra arbetssätt och kanske till och med skaffa nya verktyg för att bättre anpassa sig efter situationen.
Mer personliga möten och enkla videoplattformar
Det går aldrig att uppnå samma känsla i ett vanligt röstsamtal som via video, inte heller att uppnå samma personliga känsla. Och när den mer eller mindre enda mänskliga kontakten man har med sina kollegor för tillfället är via video är det viktigt att hålla fast vid det. Detsamma gäller när det kommer till möten med kunder. Vissa möten kan just nu inte ske IRL, men kan samtidigt inte vänta eller skjutas upp. Då är videomöten ett bra alternativ, även om det såklart aldrig kan mäta sig med ett fysiskt möte.
När hela team av medarbetare jobbar hemifrån är det också viktigt att ha lösningar som är överkomliga, enkla och pedagogiska att använda. Det får aldrig bli så att tröskeln till att lära sig nya system blir så hög att man hellre låter bli. Därför behöver din videoplattform vara enkel och pedagogisk.
Fler videomöten gör det mindre jobbigt att synas framför kameran
Trots att video har vuxit sig så stort som format de senaste åren är det långt ifrån alla som känner sig bekväma med att ställa sig framför kameran. Vissa får nästintill scenskräck och tunghäfta så fort de får se sig själv i rörligt format. Det här handlar till stor del om ovana och vi tror att den senaste tidens ökade videoanvändning har “tvingat” människor till att bli av med sin videorädsla. När det egentligen inte finns något val och när man inser att det ändå är ganska trevligt att se varandra, även om det bara är på en skärm, så försvinner känslan av obehag sakta men säkert. Och med tanke på att videomöten efter det här troligtvis kommer få en ännu större plats på de flesta företag än idag så tycker vi att det är toppen att tröskeln för att använda video sänks!
Upprätthåll sammanhållningen trots distans
Att sammanhållningen på en arbetsplats är viktig är alla medvetna om. När kollegor som i vanliga fall träffar varandra varje dag, inte får ses på månader så kan man såklart undra vad det gör med företagskulturen och gemenskapen. Här är video ett utmärkt verktyg för att upprätthålla detta. Glöm inte bort att umgås trots att ni inte sitter på kontoret tillsammans. Hitta på aktiviteter som går att göra på distans, via video. Det kan till exempel vara att hålla ett kort statusmöte varje morgon där alla berättar om vad de ska göra under dagen. Eller boka in en stående fika varje dag klockan 15, där ni ses digitalt. Här kan du få några tips för hemmaarbete.
För en tid sedan intervjuade jag Kjetil Bakkeskaug, Partner Manager på Enghouse om deras videoplattform Vidyo. Vi pratade om Vidyo som plattform, vilka företag eller branscher den passar för och vilka fördelar den kan ge. Men han sa även att han sällan har känt sig så nära vissa av sina kollegor som nu, trots att de inte har setts på väldigt länge.
“Jag har en mycket närmare relation till många av mina kollegor nu än tidigare. När det blir lite långtråkigt ibland så ringer jag upp och pratar lite, ungefär som för att ersätta det där vanliga snacket som annars sker framför kaffemaskinen på kontoret. Men det blir ofta ett annat typ av samtal när man ringer någon”, säger han.
Arbete på distans blir vanligare i framtiden
Långt ifrån alla företag har idag som policy att de anställda får/kan jobba hemifrån vid behov. Men vi tror och hoppas att många företag efter den här tiden kommer att tänka om på den punkten. De har insett att det går ganska bra att jobba på distans, även om det mänskliga mötet såklart aldrig ska underskattas. För företag som erbjuder den här typen av arbete då och då, kommer det ge fördelar som nöjdare medarbetare, effektivare arbetsdagar och kanske till och med besparingar i form av lokalhyror eftersom alla inte alltid är på kontoret samtidigt. Kanske kommer inte det där största kontoret längre behövas när folk i större utsträckning vill och kan jobba hemifrån?
Vill du veta mer om Vidyo och hur plattformen fungerar? Här kan du läsa mer och få en kostnadsfri provperiod.
