Sänkta IT-kostnader kan vara en tuff utmaning, speciellt i de fall då du har många användare, licenser och kostnader att hålla koll på. Men för en person med ansvar inom IT är det ofta ett av de främsta fokusområderna. Det som många dock glömmer bort är att det finns andra viktiga faktorer att ta hänsyn till som i slutändan kan hjälpa till att sänka kostnaderna.

De senaste årens framfart inom digitalisering och teknik har satt många IT-avdelningar i ett annat ljus. Tidigare var de till stor del en stödfunktion, men idag har de fått en mer central roll i många organisationer. Det är såklart roligt att det är så, men det ställer också andra krav på högre kvalitet i leveranser, ofta till samma budget som tidigare. Att IT-avdelningen får en mer central roll innebär också att den kan vara med och påverka affärsnyttan mer, men också det ställer vissa krav, bland annat på att hålla koll på budget och sänka kostnaderna där och när det behövs.

Ny och mer teknik innebär större investeringar

I takt med den snabba utvecklingen har det dykt upp ny och mer avancerad teknik, vilket gör att företag behöver göra större IT-investeringar än tidigare för att hänga med i svängarna. Och för att kunna möta marknadens ständigt föränderliga krav och behov. Det behöver inte alltid innebära att system och verktyg i sig är dyrare, det är snarare så att det finns stora besparingar att göra, både kostnadsmässigt och tidsmässigt med hjälp av modern IT. Men det kan behövas nya verktyg, inte sällan även fler. Det är förstås en faktor som ansvariga inom IT behöver ta i beaktning när det gäller budgeten. Speciellt i de fall då budgeten inte direkt blir större i takt med de högre kraven.

Effektivare användning av verktyg och system som redan finns

En vanlig utmaning för många i den här rollen är att hålla koll på exakt vad som används och inte ute i organisationen. Risken är att kostnaderna drar iväg på grund av licenser och abonnemang som står och tickar pengar, utan att du har kontroll över det. När du som ska rapportera siffror inte riktigt kan redovisa vad din budget faktiskt tar vägen, blir det svårt att bevisa hur du bidrar till högre affärsnytta. Här kan du alltså göra stora vinster genom att ha full koll på vad som faktiskt används och inte, och utifrån det göra de åtgärder som behövs för att både spara pengar och öka effektiviteten. Den ökade effektiviteten kan räknas hem genom att de verktyg, system och licenser som används i organisationen blir betydligt mer och bättre nyttjande än de är idag. I dessa fall är det dock viktigt att ta reda på orsaken till att de inte används och ge dina medarbetare rätt förutsättningar för att börja nyttja de till fullo.

Sammanfattning

Att ständigt jobba för att sänka kostnaderna på IT-avdelningen känner nog de flesta som är ansvariga inom IT igen sig i, att det ständigt ligger högt upp på agendan. Men utöver att tänka enbart siffror på sista raden är det också viktigt att tänka på att flera delar i organisationen kan effektiviseras, vilket i slutändan hjälper till att sänka kostnaderna.

Enbart kostnadsreducering är inte längre den perfekta metoden för att skapa en hållbar, stödjande teknikmiljö för ditt företag. Istället är kostnadsoptimering det bästa sättet att säkerställa insiktsfulla IT-investeringar som gör det mesta av alla möjligheter och utmaningar som digitaliseringen har medfört.

Så, vad är de vägledande principerna för att optimera alla service- och enhetskostnader i ditt företag? Ladda ner vårt kostnadsfria whitepaper för att lära dig nödvändiga steg i den här processen.